Zatrudnienie cudzoziemca a praca zdalna
Ze względu na wzrost przypadków zachorowań w kolejnej już fali pandemii COVID-19, wielu przedsiębiorców decyduje się zorganizować pracę firmy w trybie hybrydowym lub całkowicie zdalnym. Sądząc po ilościach dostępnych powszechnie materiałów informacyjnych, zorganizowanie pracy zdalnej pod kątem prawnym nie jest obecnie problemem. Czy jednak wprowadzenie ogólnej dokumentacji wewnętrznej w zakresie świadczenia pracy zdalnej jest wystarczające w przypadku cudzoziemców?
Czy posiadana wiza/pozwolenie na pracę są ważne? Czy praca zdalna zawsze będzie się opłacać? I na co zwrócić uwagę, kiedy cudzoziemiec świadczy pracę poza Polską?
Praca zdalna w Polsce obywateli UE i Szwajcarii
W przypadku obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i Szwajcarii zasady pracy zdalnej będą miały takie samo zastosowanie, jak do obywateli polskich. Wykonywanie pracy zdalnej przez w/w osoby z reguły nie jest podyktowane posiadaniem dodatkowych dokumentów. Co więcej, okresy ważności dokumentacji dot. pobytu zarówno cudzoziemców, jaki i członków ich rodzin zostały przedłużone na czas pandemii (art. 15z1 i nast. ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: „ustawa o covid-19”).
Praca zdalna w Polsce obywateli spoza krajów UE i Szwajcarii
Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku cudzoziemca pochodzącego spoza krajów UE. Co do zasady, aby obywatel państwa trzeciego mógł świadczyć pracę w Polsce, wymagane jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy (lub inne dokumenty wskazane przez ustawę). Choć w samych wyżej wymienionych dokumentach nie jest wpisane miejsce wykonywania pracy, to jednak są one wydawane na podstawie wniosku, w którym miejsce pracy już wskazujemy. Pojawia się zatem pytanie:
Czy zmiana miejsca pracy ze względu na polecenie pracy zdalnej powoduje konieczność zmiany zezwolenia na pracę/oświadczenia o powierzeniu pracy?
Nie, nie ma konieczności dokonywania jakichkolwiek dodatkowych formalności dot. zmiany miejsca pracy cudzoziemca. Obecnie praca cudzoziemca może być kontynuowana w formie pracy zdalnej, na dotychczasowym dokumencie pozwalającym na wykonywanie pracy w Polsce, bez konieczności jego aktualizacji.
Powyższe wynika z art. 15z5 ustawy o covid-19, który wprowadza ogólną zasadę, że jeżeli na skutek skorzystania przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi z uprawnień określonych w ustawie – m.in. wskutek powierzenia pracy zdalnej – uległy zmianie warunki wykonywania pracy przez cudzoziemca określone w:
- zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę,
- zezwoleniu na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji,
- zezwoleniu na pracę,
- zezwoleniu na pracę sezonową,
- oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanym do ewidencji oświadczeń
– cudzoziemiec może wykonywać pracę na tych zmienionych warunkach bez konieczności zmiany zezwolenia, uzyskania nowego zezwolenia lub wpisania nowego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że powyższe rozwiązanie – braku konieczności aktualizacji dokumentów, na podstawie których praca świadczona jest przez cudzoziemca – dotyczy jedynie pracy zdalnej poleconej na podstawie w/w ustawy o covid-19. W przypadku zatem zmiany warunków pracy spowodowanej innym źródłem niż wspomniane w ustawie o covid-19 np. telepracy, czy też poleceniem pracy zdalnej na podstawie znowelizowanego niebawem (miejmy nadzieję) kodeksu pracy – zwolnienie obecnie wynikające z art. 15z5 nie będzie miało zastosowania. Tym samym, konieczne będzie poinformowanie właściwego wojewody o zmianie warunków świadczenia pracy, dla której zostało wydane stosowne pozwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy wpisane do ewidencji etc.
Praca zdalna cudzoziemca za granicą
Na potrzeby omówienia tego zagadnienia w pierwszej kolejności przytoczmy dwie najczęściej występujące sytuacje:
| SYTUACJA 1: Cudzoziemiec (obywatel państwa trzeciego, przyjmijmy – Ukrainy) zatrudniony jest w Spółce z siedzibą w Polsce na podstawie umowy o pracę. Ze względu na wzrost liczy zachorowań, decyzją pracodawcy w okresie najbliższych 3 miesięcy cudzoziemiec będzie wykonywać pracę zdalną.
|
W tej sytuacji można przyjąć, że polecenie pracy zdalnej nastąpiło na podstawie art. 3 ustawy o covid-19. Spełnione bowiem zostały dwie przesłanki: (1) praca zdalna nie przekracza 3 miesięcy, (2) została powierzona w związku z zahamowaniem rozprzestrzeniania się wirusa w zakładzie pracy. W takim przypadku zastosowanie ma wspomniany art.15z5 ustawy o covid-19, pracodawca nie ma zatem obowiązku dodatkowo aktualizować dokumentów formalnych niezbędnych do świadczenia pracy przez cudzoziemca.
Pracownika należy natomiast zapoznać z wprowadzoną dokumentacją wewnętrzną dotyczącą pracy zdalnej i odebrać stosowne oświadczenia. W dużej mierze takie działanie zwolni pracodawcę z ewentualnej odpowiedzialności.
W odniesieniu do przedkładanej dokumentacji jest jednak istotne gdzie cudzoziemiec będzie przez 3 miesiące wykonywać pracę – jest to szczególnie ważne już nie ze względu na same przepisy bhp, czy kwestię zabezpieczenia danych, ale odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne i pobierania zaliczki na PIT. Nieprawidłowe działania w tym zakresie mogą narazić pracodawcę na sankcje (nie tylko nałożone przez polski organ, ale też zagraniczny), a także pozostawić pracownika bez świadczeń, w sytuacji gdy pracownik będzie czasowo świadczył pracę na terenie innego Państwa.
Na przykład Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Ukrainą wskazuje, że osoba ubezpieczona podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa, w którym wykonywana jest praca najemna. Jeżeli więc pracodawca wyraźnie wskaże pracownikowi, że miejsce pracy zdalnej od określonej daty będzie się znajdować na Ukrainie może okazać się, że składki na ubezpieczenie społeczne będą opłacane właśnie tam lub że taki stosunek zostanie zakwalifikowany jako oddelegowanie i trzeba będzie wystąpić o zaświadczenie PL-UA-1.
W zakresie natomiast podatkowym zawarta pomiędzy Polską a Ukrainą umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania uzależnia miejsce opodatkowania tylko w Polsce, jeżeli:
- cudzoziemiec ma miejsce zamieszkania w Polsce i wykonuje pracę najemną na terenie Ukrainy nie dłużej niż przez okres lub okresy nie przekraczające łącznie 183 dni podczas danego roku kalendarzowego oraz
- wynagrodzenia są wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby na terenie Ukrainy.
W świetle powyższego każdorazowo, gdy pracownik będzie świadczył pracę zdalną za granicą, warto w pierwszej kolejności ustalić m.in.:
- Jaki jest limit czasowy pobytu pracownika za granicą?
- Czy w państwie zagranicznym istnieją wymogi dotyczące legalizacji pobytu lub pracy?
- Czy państwa zawarły umowy dwustronne w zakresie opodatkowania i systemu opieki społecznej?
- W jakiej części określonej procentowo %, pracownik wykonuje pracę zdalną za granicą, a w jakiej części w Polsce?
- Czy w kraju zagranicznym istnieją wymogi odnośnie do prawa pracy, które pracodawca musi spełnić np. w zakresie czasu pracy lub wynagrodzenia?
Podsumowując, w związku z poleceniem pracy zdalnej na pracodawcy nie ciążą dodatkowe obowiązki w zakresie dokumentacji zezwalającej na pracę cudzoziemca (do czasu obowiązywania przepisów ustawy o covid-19). Obywatel państwa trzeciego może wyjechać za granicę i tam świadczyć pracę. Pracodawca będzie miał jednak obowiązek ustalić, czy system zabezpieczenia społecznego będzie opłacany w Polsce, czy w innym kraju i gdzie pracownik będzie płacić podatek.
| SYTUACJA 2: W związku z prowadzoną rekrutacją, pracodawca zdecydował się zatrudnić nowego pracownika – cudzoziemca, obywatela Ukrainy. Ustalono, że pracownik nie musi przyjeżdżać do Polski, a będzie wykonywać pracę zdalnie w swoim miejscu zamieszkania za granicą.
|
W przypadku, gdy cudzoziemiec świadczy pracę stale w trybie zdalnym na terytorium innego państwa, uzyskanie zezwolenia na pracę w Polsce nie jest wymagane.
Jak stanowi art. 88 ust.1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy zezwolenie na pracę jest wymagane, jeżeli cudzoziemiec:
1) wykonuje pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
2) w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji albo w związku z prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz, albo w związku z udzieleniem mu prokury przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy;
3) wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym do oddziału lub zakładu podmiotu zagranicznego albo podmiotu powiązanego, w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, z pracodawcą zagranicznym;
4) wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego, nieposiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym (usługa eksportowa);
5) wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w ciągu kolejnych 6 miesięcy w innym celu niż wskazany w pkt 2-4.
W świetle powyższego, jeżeli zatrudniony cudzoziemiec nie będzie świadczył pracy na terenie Polski to zezwolenie na pracę nie jest w ogóle potrzebne.
Trzeba jednak podkreślić, że nierzadko państwa, w których pracownik świadczy pracę wprowadzają dodatkowe ograniczenia. Dlatego też każdorazowo należy zapoznać się z prawem miejscowym – w szczególności w zakresie wymaganych wiz/pozwoleń na pracę oraz (jak wskazano już powyżej) w zakresie odprowadzania zaliczki
na podatek oraz składek na ubezpieczenia społeczne.
W tym miejscu zwracamy szczególną uwagę, że każdy przypadek wykonywania pracy zdalnej za granicą powinien być indywidualnie zbadany.
Niekiedy może okazać się, że pracodawca poniósłby większe koszty zatrudniając cudzoziemca, który świadczyłby pracę zdalnie, za granicą. W takich przypadkach, w celu optymalizacji kosztów warte uwagi jest przeanalizowanie innych form podjęcia współpracy.
Magdalena Pyrowicz, aplikantka adwokacka