Mówiąc potocznie o cudzoziemcu, rozumiemy każdą osobę pochodzącą zza granicy Polski. Jednak nie dla każdego cudzoziemca będą obowiązywać takie samy zasady zatrudnienia. Na potrzeby omówienia tego zagadnienia musimy wyróżnić podstawowe trzy kategorie:
- Cudzoziemiec pochodzący z Unii Europejskiej (UE)
- Cudzoziemiec pochodzący z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii
- Cudzoziemiec pochodzący z państwa trzeciego.
Od tego bowiem skąd pochodzi cudzoziemiec, różnić się będzie procedura zatrudnienia, a tym samym konieczność przygotowania i „wyrobienia” odpowiednich dokumentów legalizujących pracę.
W tym artykule skupimy się na zatrudnieniu cudzoziemców pochodzących z państwa trzeciego – to w ich przypadku zazwyczaj wymagane będzie podjęcie dodatkowych kroków formalnych. Choć obywatele Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Rosji, Armenii i Mołdawii podlegają uproszczonym zasadom zatrudnienia, według dużej części pracodawców to właśnie skomplikowane warunki formalnoprawne są najczęstszym problemem przy zatrudnieniu obcokrajowców. Postarajmy zatem ująć je w przystępnym schemacie.
Spis treści
I. UPROSZCZONA PROCEDURA – PRACA NA OŚWIADCZENIU
II. OBOWIĄZKOWE WARUNKI DLA UPROSZCZONEJ PROCEDURY
III. ZEZWOLENIE NA PRACĘ
- Zezwolenie na pracę typu A
- Test rynku pracy
- Wniosek o zezwolenie na pracę
IV. POZOSTAŁE OPCJE ZATRUDNIENIA
- Pozostałe zezwolenia
- Karta pobytu
I. UPROSZCZONA PROCEDURA – PRACA NA OŚWIADCZENIU
KROK 1
- W pierwszej kolejności należy zarejestrować się w Urzędzie Pracy i złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wraz z wymaganymi dokumentami i opłatami. Możliwe formy to:
- Wizyta osobista
- Listowna
- Elektroniczna
UWAGA! W zależności od miejsca położenia Urzędu Pracy złożenie dokumentów może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej. Do złożenia wniosku w formie elektronicznej należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany
Oświadczenie składa pracodawca lub pełnomocnik pracodawcy z dokumentem potwierdzającym pełnomocnictwo/upoważnienie.
2. Oświadczenie jest rozpatrywane w terminach:
- 7 dni – sprawy niewymagające dodatkowego postępowania wyjaśniającego
- 30 dni – sprawy wymagające dodatkowego postępowania wyjaśniającego
- 2 miesiące – sprawy szczególnie skomplikowane
3. Urząd Pracy po rozpatrzeniu dokumentów podejmuje decyzje o wpisie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. W tym miejscu warto wskazać, że Urząd wyda decyzję negatywną, jeżeli nie zostały spełnione m.in. przesłanki formalne. W związku z nowelizacją przepisów przypominamy także, że od 29 stycznia 2022 r. wpis oświadczenia do ewidencji będzie możliwy, jeżeli wynagrodzenie cudzoziemca będzie nie niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
Zwracamy zatem uwagę na rzetelne przygotowanie się jeszcze przed złożeniem oświadczenia do urzędu – takie działanie zaoszczędzi Państwa czas.
KROK 2
4. Dopiero po wpisie oświadczenia do ewidencji oświadczeń cudzoziemiec może podjąć pracę. UWAGA! Proszę zwrócić uwagę, że urząd może określić inną datę rozpoczęcia pracy niż wskazali Państwo w oświadczeniu.
5. Jednocześnie Urząd wyśle Państwu (pracodawcy lub pełnomocnikowi) oświadczenie w formie dokumentowej lub elektronicznej na podany w oświadczeniu adres email. Oświadczenie należy przekazać cudzoziemcowi.
6. Pracodawca zawiera z cudzoziemcem pisemną umowę, w języku zrozumiałym dla obcokrajowca, zgodnie z warunkami jakie widnieją w oświadczeniu.
KROK 3
7. Następnie – w zależności od okoliczności – pracodawca powiadamia powiatowy urząd pracy, który wpisał oświadczenie do ewidencji o:
- podjęciu pracy (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy)
- niepodjęciu pracy (w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy określonej w ewidencji oświadczeń)
UWAGA! Niepoinformowanie Urzędu o ww. faktach może skutkować nałożeniem grzywny.
KROK 4
8. Kolejnym krokiem jest zgłoszenie pracownika-obcokrajowca do ZUS.
*** Urząd pracy musi także zostać poinformowany przez pracodawcę każdorazowo o zakończeniu pracy cudzoziemca.
Biorąc pod uwagę niedawną nowelizację przepisów, oświadczenia składane od 29 stycznia 2022 r. mogą zostać wpisane do ewidencji na okres 24 miesięcy.
II. OBOWIĄZKOWE WARUNKI DLA UPROSZCZONEJ PROCEDURY
Powyższa procedura jest najprostszą drogą do zatrudnienia cudzoziemca – wpis oświadczenia stanowi wystarczającą podstawę do zatrudnienia cudzoziemca. Taka procedura będzie miała zastosowanie tylko przy łącznym spełnieniu następujących przesłanek:
- Cudzoziemiec jest obywatelem Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Rosji, Armenii i Mołdawii
- Okres zatrudnienia nie przekracza 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy
- Wykonywana praca nie jest pracą sezonową
Sprowadźmy powyższe na realną problematykę:
SYTUACJA I
Przedsiębiorca prowadzi usługi IT. W związku z prowadzonymi negocjacjami zdobył klienta, który złożył zamówienie na 5-miesięczną obsługę projektu. Cały zespół pracowników jest już rozdysponowany do innych projektów. Z polecenia znajomego, przedsiębiorca zdecydował się zatrudnić cudzoziemca pochodzącego z Ukrainy. Wstępnie ustalono, że cudzoziemiec będzie zatrudniony tylko do dedykowanego projektu – na 5 miesięcy. Praca będzie wykonywana w siedzibie klienta w Polsce. Czy pracodawca może rozpocząć procedurę uproszczoną?
Tak, pracodawca może rozpocząć uproszczoną procedurę zatrudnienia cudzoziemca.
Wcześniej jednak musi sprawdzić, czy w ostatnim czasie obcokrajowiec pracował w Polsce dłużej niż 180 dni w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Jeżeli dotychczasowy okres zatrudnienia cudzoziemca u innych pracodawców w ciągu ostatniego roku nie przekroczył 6 miesięcy – pracodawca może rozpocząć procedurę uproszczoną.
SYTUACJA II
Przedsiębiorca zajmuje się krótkookresowym (turystycznym) wynajmem mieszkań w górach i nad morzem. W związku z nadchodzącą majówką i wakacjami, chciałby zatrudnić obywatela Ukrainy, który w tym okresie pomoże mu w obsłudze klientów. Nie ma zamiaru zatrudniać tej osoby później. Okres zatrudnienia nie będzie dłuższy niż 5 miesięcy. Czy pracodawca może rozpocząć procedurę uproszczoną?
Nie, pracodawca nie może skorzystać z uproszczonej procedury. Zachodzi ryzyko, że praca obcokrajowca w tym przypadku zostanie sklasyfikowana jako praca sezonowa. W zaistniałej sytuacji należy uzyskać zezwolenie na pracę sezonową.
III. ZEZWOLENIE NA PRACĘ
Zezwolenie na pracę typu A
Zezwolenie na pracę będzie konieczne, w przypadku zatrudnienia cudzoziemca na okres dłuższy niż 6 miesięcy oraz każdorazowo z kraju trzeciego spoza grupy krajów dla których dedykowana jest procedura uproszczona tj. spoza Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Rosji, Armenii i Mołdawii.
Proces uzyskiwania takiego zezwolenia na pracę jest zdecydowanie dłuższy niż w przypadku procedury uproszczonej i może trwać nawet powyżej pół roku.
Test rynku pracy
W pierwszej kolejności należy zweryfikować obowiązek przeprowadzenia testu pracy. Przeprowadzenie takiego testu będzie konieczne, jeżeli m.in.:
- Powierzany rodzaj pracy znajduje się w wykazie zawodów deficytowych
- Praca zostanie powierzona cudzoziemcowi, który przez 3 lata przed złożeniem wniosku nieprzerwanie mieszkał w Polsce
- Praca zostanie powierzona obywatelowi Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Rosji, Armenii lub Mołdawii, który bezpośrednio przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia był zatrudniony przez co najmniej 3 miesiące na tym samym stanowisku i u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę w oparciu o oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy
W przypadku niespełnienia powyższych punktów przeprowadzenie testu nie będzie wymagane, można od razu przejść do ubiegania się o zezwolenia na pracę. Jeżeli zaś przeprowadzenie testu będzie konieczne, należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy ofertę pracy wraz z wnioskiem o weryfikację kandydatów znajdujących się w rejestrze; gotowych do podjęcia pracy na tym stanowisku. W przypadku braku kandydatów – starosta wydaje stosowne zaświadczenie. Zaświadczenie to będzie niezbędne do ubiegania się o zezwolenie na pracę typu A. UWAGA! Zaświadczenie nie może być starsze niż 180 dni, a w uzasadnionych przypadkach 90 dni. Wydanie zaświadczenia jest bezpłatne
Wniosek o zezwolenie na pracę
Następnie – odmiennie jak w przypadku oświadczenia – wniosek o wydanie zezwolenia należy złożyć w Urzędzie Wojewódzkim (osobiście, listownie lub elektronicznie) wraz z potwierdzeniem opłaty i wymaganymi dokumentami m.in. oryginałem umowy o pracę lub inną umową cywilnoprawną potwierdzającą współpracę podmiotów.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na powierzone pracownikowi stanowisko, rodzaj wykonywanej przez cudzoziemca pracy oraz okres jej trwania. Ma to istotne znaczenie ponieważ na podstawie zezwolenia pracownik-cudzoziemiec będzie mógł pracować wyłącznie na stanowisku i w okresie wskazanym w składanych dokumentach, zaś każdorazowa ich zmiana będzie wymagała powtórzenia całego procesu wydania nowego zezwolenia na pracę.
Przypominamy, że ubieganie się o nowe zezwolenie nie obowiązuje w przypadkach określonych w ustawie o covid-19 [https://blueshell.pl/blog/zatrudnienie-cudzoziemca/] oraz w przypadkach m.in.:
- Przejęcia pracodawcy przez inny podmiot
- Zmiany przez pracodawcę danych takich jak: nazwa, siedziba, forma prawna
- Zmiany czasu pracy pracownika na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy pod warunkiem, że nie przekroczy to połowy pełnego wymiaru pracy, przy jednoczesnym obniżeniu wynagrodzenia
- Tymczasowego powierzenia pracownikowi innych obowiązków (tj. na okres nie dłuższy niż 30 dni)
Po wydaniu zezwolenia dalsza procedura jest taka sama jak w przypadku procedury uproszczonej. Należy przekazać dokument cudzoziemcowi, podpisać umowę w języku dla niego zrozumiałym, a następnie dochować formalności ubezpieczeniowo- podatkowych.
IV. POZOSTAŁE OPCJE ZATRUDNIENIA
Pozostałe zezwolenia
Poniżej przedstawiamy inny formy zezwolenia na pracę, które będą wymagane do zatrudnienia cudzoziemca mającego wykonywać szczególną pracę:
- Zezwolenie typu B – cudzoziemiec zasiadający w zarządzie osoby prawnej
- Zezwolenie typu C – cudzoziemiec zatrudniony za granicą i delegowany do polskiego podmiotu lub polskiego oddziału na okres dłuższy niż 30 dni
- Zezwolenie typu D – cudzoziemiec delegowany do podmiotów polskich na innych zasadach niż przewidziane dla zezwolenia C
- Zezwolenie typu E – cudzoziemiec zatrudniony u pracodawcy zagranicznego, delegowany do podmiotów polskich na innych zasadach niż przewidziane dla zezwolenia B, C i D na okres dłuższy niż 3 miesiące w ciągu kolejnych 6 miesięcy
- Zezwolenie typu S – zezwolenie na pracę sezonową
Karta pobytu
Decydując się na zatrudnienie cudzoziemca legitymującego się czasową kartą pobytu unikamy długotrwałego procesu legalizacji zatrudnienia. W gruncie rzeczy taki cudzoziemiec traktowany jest jak osoba posiadająca pozwolenie na pracę.
Trzeba jednak pamiętać, że karta pobytu wydawana jest na z góry określony czas. Po upływie jej ważności, umowa nawiązana z obcokrajowcem ulega rozwiązaniu. W takiej sytuacji, chcąc przedłużyć zatrudnienie należy wcześniej podjąć odpowiednie kroki.
W świetle powyższych uwag, przed zatrudnieniem cudzoziemca warto zbadać, jakiej narodowości jest obcokrajowiec, a następnie czy będą obowiązywać nas uproszczone zasady zatrudnienia. W dalszej kolejności przeanalizujmy stanowisko i zakres obowiązków oraz możliwość szybkiego awansu. Właściwe zaplanowanie schematu zatrudnienia cudzoziemca pozwoli przewidzieć czas w jakim cudzoziemiec będzie mógł rozpocząć pracę, a także uchroni przed podjęciem decyzji, wskutek których procedura zatrudnienia będzie musiała zostać przedłużona lub poniesiemy dodatkowe koszty
W kolejnych artykułach omówimy możliwe formy zatrudnienia cudzoziemca tj. nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale także umowy zlecenia czy podjęcia współpracy w formie B2B. Bazując na doświadczeniu zwracamy uwagę, że optymalizacja kosztów zatrudnienia jest z reguły w pełni możliwa wyłącznie przed podjęciem decyzji o formie zatrudnienia.
Magdalena Pyrowicz, aplikantka adwokacka